Integracje: systemy w firmie mają wymieniać dane same
Zapytanie ze strony ma trafić do handlowca, zamówienie ze sklepu do CRM i księgowości, spotkanie z kalendarza przy kontakcie. Bez przepisywania. Firma od CRM nie zna WordPressa, agencja od strony nie zna CRM. Tu jedna osoba zna oba.
Co łączę
Strona lub sklep z CRM
Zapytania z formularzy jako leady lub sprawy, z przypisaniem do handlowca i powiadomieniem. Klienci i zamówienia z WooCommerce w CRM, historia zakupów przy kontakcie.
Outlook i Microsoft 365
Maile, spotkania i kontakty widoczne w CRM, kalendarz w obie strony, logowanie kontem Microsoft. Więcej w tekście o integracji Outlooka z CRM.
Google Workspace
Gmail i Kalendarz Google połączone z CRM, zapisy z formularzy w Arkuszach, pliki na Dysku przy rekordach, rezerwacje terminów.
Fakturowanie i księgowość
Zamknięta sprzedaż tworzy fakturę albo zamówienie w systemie finansowym. Status płatności wraca do CRM.
Systemy projektowe i kadrowe
Przykład z mojej pracy: zamknięcie szansy w Salesforce zakłada projekt w Kantata i Workday przez Workato.
Inne systemy firmy
Magazyn, narzędzia własne, bazy danych, hurtownie danych. Przez API, pliki albo platformę integracyjną.
Naprawa istniejącej integracji
Przestała działać po aktualizacji wtyczki, zmianie hasła albo wygaśnięciu klucza. Diagnoza, poprawka, alert na przyszłość.
Opieka nad integracją
Monitoring, alerty, gdy coś przestaje przychodzić, poprawki po zmianach po którejś ze stron.
Jak to przebiega
Analiza
Które dane, w którą stronę, jak często, co się dzieje przy błędzie i kto ma o nim wiedzieć. Godzina rozmowy i dostęp do obu systemów.
Wycena
Stała cena za integrację po analizie. Z góry wiadomo, co wchodzi w zakres, a co będzie osobnym zleceniem.
Budowa na kopii
Kopia strony, sandbox CRM albo konto testowe, gdy to możliwe. Testy na prawdziwych przypadkach: zwykłe zapytanie, duplikat, błąd po drugiej stronie.
Uruchomienie
Najpierw w jedną stronę albo dla części danych, potem w pełni. Krótka instrukcja i informacja, co się zmienia dla zespołu.
Opieka
Alert, gdy przez kilka dni nic nie przyszło. Poprawki po aktualizacjach. Zmiany zakresu, gdy firma się zmienia.
Czym łączę
Wbudowane łączniki i wtyczki, gdy wystarczają. Najtańsze w utrzymaniu, ale ktoś musi je pilnować po aktualizacjach.
Platforma integracyjna (Workato i podobne), gdy systemów jest kilka, a reguły się zmieniają. Zmiany robi się bez programisty.
Własny kod po API (REST, webhooki, skrypt na hostingu albo w chmurze), gdy liczy się koszt stały albo łącznik nie istnieje. Z logiem błędów, ponawianiem i alertem.
Wybieram pod zadanie i pod to, co już macie. Doświadczenie: Workato, REST API, Kantata, Workday, NetSuite, Snowflake, WordPress i WooCommerce z Salesforce.
Niezależnie od sposobu
- Źródło. Każdy rekord zapisuje, skąd przyszedł: strona, sklep, poczta, kampania. Za pół roku wiecie, co przynosi klientów.
- Właściciel i powiadomienie. Lead, którego nikt nie zobaczył przez tydzień, jest stracony. Reguła przypisania i alert w Outlooku albo na telefon.
- Zgoda i RODO. Zgoda na kontakt zapisana przy rekordzie, z datą i treścią. Dane osobowe tylko tam, gdzie są potrzebne.
- Alert braku ruchu. Jeśli przez trzy dni nie przyszło nic ze strony, ktoś dostaje maila. Dzięki temu o awarii dowiadujecie się Wy, nie klient.
Pytania o integracje
Ile kosztuje integracja?
Stała cena po krótkiej analizie, zależnie od zakresu. Proste połączenie formularza z CRM to kilka godzin pracy. Dwukierunkowa wymiana zamówień i faktur to projekt na kilka dni.
Co, jeśli integracja przestanie działać?
Każda integracja, którą robię, ma log i alert. Przy opiece miesięcznej poprawiam w ramach puli godzin, bez opieki jako pojedyncze zlecenie.
Czy musimy płacić za platformę integracyjną?
Nie zawsze. Przy jednym połączeniu zwykle wystarczy łącznik albo własny kod. Platformę proponuję, gdy połączeń jest kilka i reguły często się zmieniają.
Mamy integrację po poprzednim wykonawcy, nikt nie wie, jak działa.
Zaczynam od spisania: co z czym jest połączone, na jakim koncie, gdzie są klucze, co się dzieje przy błędzie. Potem decyzja: naprawić, uprościć czy zbudować od nowa.
Macie doświadczenie z naszym systemem fakturowania?
Jeśli ma API albo import i eksport plików, da się połączyć. Nazwę systemu wpiszcie w formularzu, sprawdzę przed rozmową.
Na jakim koncie działa integracja?
Na osobnym koncie technicznym z minimalnymi uprawnieniami, nie na loginie pracownika. Gdy pracownik odchodzi, integracja działa dalej, a gdy klucz wycieknie, zakres szkód jest mały.
Wykonawca zniknął, a lista zmian rośnie? Napiszcie, co trzeba zrobić.
Odpowiadam w ciągu jednego dnia roboczego. Pierwsza rozmowa jest bez zobowiązań.
Opisz, czego potrzebujecie
Nie musicie znać nazw technicznych. Napiszcie, co nie działa albo co chcielibyście, żeby działało samo. Odpowiem w ciągu jednego dnia roboczego.